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紙箱企業如何進行ERP系統的選擇

   日期:2020-02-20     中國紙箱網

紙箱企業,包括紙板、彩盒企業,發展迅速且競爭激烈,所以運用計算機系統來管理是必然趨勢,近兩年這一趨勢更呈加速。在全國紙箱業最發達的珠三角、長三角,以及京津塘、環渤海灣、福建廈漳泉等區域,企業有的使用專業ERP系統,有的使用簡單軟件,有的自行開發,但實際使用效果卻差別很大,眾多同行對如何使用、使用怎樣的軟件也見解不一、認識各異,既有成功心得,也有深刻教訓。

明確上系統的目的

企業首先要明確配備上管理系統軟件的目的,上計算機系統既不是簡單地為了形象需要,也不是亦步亦趨,而是要將先進的管理理念貫徹到整個企業的管理中,使公司的管理更加系統化、條理化,實實在在地為企業解決困擾,提高效率,減少失誤。所以計算機管理系統對整個企業來說是至關重要、不可輕視的,選擇系統也應該有的放矢。

紙箱廠的產品、送貨單格式、送貨要求、付款條件各不相同,而且每天的訂單數量很大,訂單要求多變,運用ERP管理系統把這些資料規范地整理起來,才能保證客戶服務的質量和效率,保護企業利益,維護企業形象。龐大的紙卷庫和成品庫是企業控制成本和正常運作的重要環節,也是紙箱廠最難以管理的部分,只有用適當的系統管理,才能迅速地查詢數量、位置、出入庫情況,進行多方面的統計分析。運用系統也可以讓管理者隨時隨地了解公司銷售、生產、送貨、回款、庫存等各方面情況,及時發現公司運營過程中的問題并加以解決。所以在競爭激烈、講求效率的今天,對于追求效益最大化的紙箱企業來說,好的ERP系統對企業管理起到的促進作用是毋庸置疑的,企業在實施計算機管理系統之前,必須清楚地認識到它的重要性,正確選擇專業的、適合自己的產品。

選擇專業的ERP系統   

“術業有專攻”,專業的隊伍才能造就專業的ERP系統,因為紙箱行業相對于一般行業的特殊性,不僅要求供應商有專業的計算機技術力量,還需要豐富的紙箱行業經驗。紙箱廠在產品設計、訂單管理、生產排程(瓦楞機排程和后道排程)、紙卷管理等方面的特殊性,是一般通用軟件很難滿足的,而紙箱廠應用ERP系統,目的也是為了解決這些方面的問題,提供真正有價值的各種報表和數據分析。眾所周知,紙箱廠客戶所需的產品幾乎沒有相同的,箱型、楞型、紙質、印刷工藝等細節都有特定的要求,專為紙箱設計的產品檔案模型,能清晰地整理使用產品資料,減少人為失誤。紙箱廠的訂單數量大、要求多、變化快,只有專業的、功能強大的訂單管理系統才能靈活處理。而有特色的紙卷管理能幫助企業有條理地管理紙卷,節約控制成本。生產排程是最能見證紙箱ERP軟件專業性的環節,合理的生產排程能最大限度地幫助企業節約原材料,提高機床效率。這些系統特色都體現了一個紙箱ERP系統的專業性,企業可以從中了解系統并做出正確的選擇。

正確選擇ERP系統的注意事項

1.ERP系統是“一把手工程”

ERP系統對企業是一件大事。企業經過辛勤的發展積累了人力、設備、資金、固定設施等寶貴的資源,用系統管理可以重新梳理和優化這些資源,以追求效益的最大化。企業為管理系統要投很多資金購買硬件和軟件,組織很多人員參與,付出大量時間和精力。

系統對企業未來之發展關系重大。因此,ERP系統是需要企業老總親自參與的“一把手工程”。老總應該親身主持ERP系統的立項、開展、推進、驗收整個過程,動員手下也積極配合。ERP系統涉及到企業管理的方方面面,決策者不能等閑視之。

2.重視演示,全員參與考察軟件

系統演示是考察軟件和人員專業實力的重要機會。在演示之前,紙箱廠家應該全面動員公司管理人員和其他相關人員,把平時困擾自己的問題和系統的期望明晰的整理出來,以便在演示時充分交流。最好老總也親自觀看演示。演示中,軟件的專業性,設計的合理性,軟件公司人員的職業化程度,都能很明顯的觀察出來。這種面對面的溝通,是非常有效的。有些廠家要求軟件公司先提供試用版,這是不可取的想法。軟件真正要能用起來,需要軟件公司與廠家全面合作,先做好業務分析、網絡環境配置和系統培訓等基本工作。

3.從長遠利益著眼,綜合考慮系統升級、兼容、未來業務拓展等需要

選擇系統不是為一時之需,而是為了企業的長遠發展。企業在發展壯大的過程中,極可能還要用到生管系統、財務軟件等其他系統,ERP系統要與這些系統順利連接起來,需要軟件公司具備相關的技術和經驗。做紙板紙箱的廠家很快可能做彩盒,ERP系統如果沒有彩盒管理,以后就會給企業發展帶來管理上的不便。這些都要求廠家在對軟件選型時,以長遠眼光綜合考慮軟件和供應商實力,滿足企業未來之需。

4.考察供應商實力

軟件公司的規模、部門設置、經濟、技術實力等,直接影響到軟件公司產品質量、現場服務質量、程序開發能力、軟件維護保障等,是企業在選擇軟件之前必須認真考察的因素。軟件公司有哪些部門,主要的技術工程師和項目工程師資歷如何,公司業務進展狀況怎樣,財務狀況是否良好等等,也都是要考察的內容。比如使用ERP的很多客戶就曾經來上海企望進行過仔細的考察評估,為的是選擇一個穩健發展的合作伙伴。[next]

5.考察供應商典型客戶

首先要了解目前有哪些企業在使用該系統,客戶的水平從某種程度上是軟件水平的體現。條件許可的情況下也可考察使用該軟件的1~2家典型客戶,事實勝于雄辯,參觀客戶,能看到系統功能運行狀態怎樣,客戶對軟件公司的服務是否滿意,系統維護情況如何。在參觀之前,最好先問清楚參觀對象業務類型與自家企業是否大致相似,能否參觀到自己最關心的內容。當然,也要先取得參觀對象的同意,尊重參觀對象和軟件供應商的安排。

6.重視服務

軟件本身價值如何,要經過使用才能體會到,而軟件是通過服務導入企業的。供應商服務水平直接影響到管理系統在企業實施的進度、質量,影響到維護保障等,服務質量是評價軟件公司水平的重要標準。軟件公司人員數量和資歷、公司管理制度、市場口碑等等,都是考察其服務水平的因素。軟件公司技術實力更直接影響到項目實施中程序調整是否順利、項目進展能否正常,應予以關注。因此,紙箱企業應該重視供應商服務質量,用心考察其服務水平。

選擇ERP系統的誤區

1.自行開發

管理軟件的開發是系統工程,需要一整套科學的流程和強有力的技術支持,經驗和技術的完美結合至關重要。

整個社會化大生產是社會化的大分工,每個企業只能做自己擅長的業務,軟件開發又是高科技行業,紙箱廠要開發出成功的管理系統,首先執行人員本身至少要滿足兩個條件:一是深入掌握計算機技術,對于軟件開發所用數據庫、編寫工具、系統集成、不同系統兼容技術等都要達到專業水準;二是諳熟紙箱彩盒企業特殊的運行規律,如果不了解問題,何談解決問題。此外,管理系統開發還不是幾個人的事情,需要科學統籌,合理分工。紙箱企業要同時滿足以上條件,勢必很難,即使能達到,成本也會很高,因此直接使用成熟專業的管理軟件比較合理。“我的廠子很特殊,只有我們了解自己”,“買軟件投資很大,自己搞搞吧,可以節省資金”,“軟件沒什么大用,隨便搞搞就夠了”,“我沒看到好的軟件,只好自己做啦”等等,種種原因使部分紙箱廠自己組織人員開發管理系統,結果由于人少力單,計算機知識有限,或開發人員不熟悉紙箱廠管理,進展艱難,最后多數開發不出來,即使開發出來,功能也很簡單,還是不能大幅度改善企業管理狀況,反而耗費了大量的時間精力。

2.選擇通用型軟件

由于紙箱行業的特殊性,一般的通用軟件是很難滿足的,因為通用軟件供應商雖然有專業的計算機技術,卻沒有專業的紙箱行業經驗。許多紙箱企業在這方面教訓也是很深刻,如青島、福建泉州、深圳有幾個紙箱廠使用通用軟件,效果都不如意。

3.招標

很多紙箱廠特別是規模較大的紙箱廠,熱衷于招標選擇軟件供應商。很多軟件公司為了中標,在激烈的競爭中容易開出很多不能實現的承諾,招標者很難區分真偽,而得意于通過招標能不斷壓低產品價格。表面現象誤導了企業對投標者的判斷,會導致令人遺憾的結果。廣東三水某包裝印刷集團在這方面吃了苦頭,招標長達半年之久,先后有十家以上軟件公司投標,結果中標者竟是一家做外貿軟件的公司,項目開始以后,過了一年進展仍很艱難,企業已為此付出大量財力人力。

  與供應商實現雙贏

很多紙箱廠認為,軟件公司應該把系統實施所有的事情都負責起來,所以在與軟件公司談判合作條件的時候,向對方提出很多要求,希望由軟件公司一手包辦,這是嚴重的依賴思想。軟件公司提供的是軟件和服務,而使用者是廠家,廠家只有把軟件公司視做平等的合作伙伴,才能以平和的心態與其愉快的展開合作。雙方都要積極推進項目,努力培訓學習,才能使系統順利的導入企業。雙方出現不同意見是很正常的事情,只要耐心積極的配合和溝通,就會取得滿意效果。

與軟件公司真誠合作,還要注意:不要只顧自己的利益,拼命的壓低產品價格。ERP軟件并沒有很多人想象的那種暴利。事實上,很多ERP軟件利潤非常低,而軟件公司卻付出很多。從整個ERP項目的投資來說,軟件部分占的比重是很少的。軟件公司的付出如果不能得到適當的回報,也無法為客戶提供高質量的服務,最終損害的還是紙箱廠利益。與軟件公司可以很詳細的協商軟件產品、二次開發、現場服務、維護等方面費用,但要充分尊重他們的勞動。上海聯合在與企望科技合作實施項目的過程中,深切地感受到企望付出的辛勤勞動,從而主動要求追加項目款,這是對企望勞動成果的肯定和尊重。在合作過程中只有雙方都抱著互相尊重的心態,才能形成良性循環,共同積極有效推進項目的進程。

以上幾點都是紙箱企業在選擇ERP系統時應該注意的。諸多事實已經證明,紙箱廠從實際需求出發,按科學規律辦事,效果一定大大好于輕率操作者。衷心期望廣大紙箱企業從自身長遠利益出發,為企業選擇一個成熟穩定、稱心如意的管理軟件。

 


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